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    考慮大學教職員異地辦公政策前應思考的五個問題

    2021-5-19 The Chronicle of Higher Education 9752021-06-03

    許多高等教育體系員工都希望秋季學期可以維持彈性上班,例如調整工作時間或隔週分流上班,或是學生諮詢團隊中有一人負責回覆視訊或電話,另兩人駐守辦公室。選擇多不勝數,但要在疫情前遠端工作政策中納入新的數位職場形式,將會對公平、技術和校園實體空間的角色帶來新的問題。

    面對此轉型,大學領導階層應思考下列五個問題:


    1. 目前有哪些現有規定?

    翻開人資手冊,找出疫情前的遠端工作條款。這些政策通常規定員工必須獲得高層的批准,或者在大學任職一定時間以上才符合申請遠端工作的資格。也有一些政策似乎缺乏信任的基礎。舉例來說,其中一條規定:「主管有權到員工住處確認工作環境符合高效且安全的原則。」Covid-19疫情爆發後,全國大學轉為遠端工作之際,許多大學暫時實施這類規定,允許多數員工遠端辦公。


    2. 如何確保混合職場的公平性?

    如果部分工作人員持續遠端工作,那麼工作分配和評估的明確標準尤其重要。

    根據中央佛羅里達大學(University of Central Florida)四月份更新的指導手冊,主管必須以「同樣方式」指派工作給遠端及非遠端工作者;績效標準必須「可量化且注重結果」。這類指南「鼓勵主管側重員工的成果和產出」,提醒管理階層不要以為乖乖坐在辦公桌前就等於工作效率高。
     
    彈性的遠端工作政策可為處境不同的員工提供滿足個人需求的空間,有助於促進公平。舉例來說,對於殘障員工、需要照顧孩子或年邁父母的員工,或者不想搬到學校附近的員工來說,彈性工時是提升職場友善程度的一項政策。
     
    工作型態不同的團隊之間也會出現公平性的問題。舉例來說,校園警察的職務要求身處工作現場(無法遠端工作),但財務處的工作人員不在辦公室也能辦公。學校領導階層應確保工作型態相似的單位,其主管也以相同標準來規範遠端工作。


    3. 學生有哪些期待?
     
    學校領導階層多次強調,他們不希望疫情後的遠端工作冷卻校園氛圍,因為校園活力仍是吸引潛在學生和新職員的一大賣點。
     
    儘管比起疫情爆發以前,秋季學期仍有許多員工維持遠端工作,但學生選擇某間大學是因為「大學獨特且高品質的校園體驗」。這是什麼意思?學生不會想經過黑漆漆的辦公室,上面掛著牌子寫著「請撥打這支號碼」。
     
    我們需要進一步瞭解的問題是,學生的期望在疫情期間有何變化?有些學生可能會希望能在線上取得某些服務甚至是課程。達特茅斯學院(Dartmouth College)校刊的一篇評論中就有學生提到,部分簡短的簽到會議應該維持線上進行。這名學生寫道:「我不想只為了開15-30分的會議走進校園,尤其是在一大早或是天氣很冷的時候。」


    4. 混合職場需要哪些技術或技術培訓?
     
    校內會議還是必須提供虛擬會議室的連結,讓遠端員工可以登入。主管也須考量其他技術問題:新進員工到職時,應該分配筆電還是桌電?校園Wi-Fi的訊號足以支撐這麼多虛擬會議嗎?

    南佛羅里達大學(University of South Florida)正在思考這些問題。疫情期間,該校教職員透過視訊通話與同事及學生聯絡,並由教職員自家的Wi-Fi來支援這些虛擬會議。現在,南佛羅里達大學預計職員及學生會持續透過Microsoft Teams(通訊軟體)進行視訊會議,其中很多會改為在校內進行。這表示大學要確保校內網速夠快而穩定。
     
    在一份混合職場的線上指南中,南佛羅里達大學呼籲遠端員工遵循既定的大學資料保護程序。這類指南有助於阻擋駭客,此外,員工也應謹慎保護校園資訊和設備,免於其他看似無害的威脅。教職員弗雷(Fred)曾發生過這麼一件事。「弗雷完成工作後,他的孩子使用他放在桌上的大學電腦來玩遊戲。這有什麼問題?」
     
    答案是:弗雷下班後應該登出,並使用密碼來保護電腦。
     
    南佛羅里達大學副校長兼人力資源長安琪拉.斯克倫卡(Angela Sklenka)表示:「彈性工作是特權,而不是每個人應有的權利,如果有人不遵守大學政策,包括安全政策,那這就會變成考績問題。」


    5.我們該注意哪些監管問題?
     
    你不可能搬到百慕達還想保住自己在學校的工作。首先,有些大學要求教職員居住在通勤範圍以內。喬治城大學(Georgetown University)就規定下一學年,教職員可以遠端工作,但不能超過華盛頓特區、馬里蘭州或維吉尼亞州以外。關於這一點,分析報告「不鼓勵」教職員離開美、加以外的國家,且需要另外取得批准。雇用身處其他國家的遠端員工「很可能讓大學必須繳稅給員工所在的國家」。喬治城大學校長也承認,相較於疫情之前,很多人會繼續偶爾遠端工作,但大學不打算「大幅增加」其他州的教職員人數。


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